Guide d'utilisation

Ce que fait l'application

Didaskia produit le dossier complet d'une formation, de la fiche de saisie aux documents prêts à imprimer.

• L'IA rédige : 2 propositions, puis le contenu détaillé de chaque journée, le QCM, les slides.
• L'app met en page : support stagiaire, fiche formateur, déroulé, PowerPoint, présentation.
• Les 24 documents administratifs (convention, émargement, attestations...) se remplissent depuis la base, sans IA, gratuitement.
• L'organisme garde à jour son catalogue, ses indicateurs, sa veille et sa conformité Qualiopi.

Les trois arrêts

L'humain décide à trois moments. L'IA ne passe jamais un arrêt toute seule.

1. 1Arrêt 1 : vous choisissez une des 2 propositions.
2. 2Arrêt 2 : vous relisez le contenu, vous corrigez, vous validez.
3. 3Arrêt 3 : vous validez le noyau (les documents pédagogiques).

Les mots à connaître

Ouvrir l'application

1. 1Ouvrez https://webapp-production-c285.up.railway.app (ordinateur, tablette ou téléphone).
2. 2Si la page met du temps, attendez 20 secondes et rechargez une fois.
3. 3Un seul écran : votre email, votre mot de passe.
4. 4Votre email, votre mot de passe, bouton « Se connecter ».

Première connexion après une invitation

1. 1Vous recevez un mail d'invitation. Ouvrez-le dans l'heure, regardez aussi les spams.
2. 2Cliquez sur le lien. Vous arrivez sur « Choisir mon mot de passe ».
3. 3Tape un mot de passe de 8 caractères minimum, deux fois. Garde-le précieusement.
4. 4« Enregistrer mon mot de passe ». Vous êtes connecté.

Mot de passe oublié

1. 1Page de connexion → « Mot de passe oublié ? ».
2. 2Votre email → « Recevoir le lien ».
3. 3Ouvrez le mail dans l'heure, cliquez, choisissez un nouveau mot de passe.

Se déconnecter

Cliquez sur votre initiale en bas du rail de gauche, puis « Déconnexion ». Sur un ordinateur partagé, faites-le toujours.

Ce que vous voyez

• La liste de toutes les formations, avec leur statut en couleur.
• Un champ « Rechercher une formation... ».
• « Préparation », dans le menu de gauche : vous décrivez la formation en quelques phrases, l'application crée le brouillon pré-rempli avec votre organisme.
• Un bandeau d'alerte quand des documents de l'organisme sont à mettre à jour (voir chapitre 10).

L'onglet Formation

Quatre sections : Formation, Évaluation et certification, Organisme de formation, Dates et logistique. Les champs marqués ✱ sont obligatoires. Les autres sont dépliables.

1. 1Remplissez au minimum les champs ✱ : intitulé, durée, nombre de jours, public, évaluation finale, nombre de questions, seuil, document délivré, organisme, formateur, format, lieu.
2. 2Remplissez tout ce que vous savez d'autre. Chaque champ rempli compte.
3. 3« Enregistrer ». Vous restez sur la fiche.

Trois champs qui pilotent fort

Les autres onglets

Limite à connaître

L'IA génère jusqu'à 5 jours consécutifs par fiche. Une formation plus longue se découpe en modules de 5 jours maximum, une fiche par module.

Lancer

1. 1Sur la fiche (statut Brouillon) : « Générer les 2 propositions ».
2. 2Un bandeau bleu apparaît : la génération tourne en arrière-plan. Vous pouvez fermer la page.
3. 32 à 3 minutes plus tard, la fiche affiche « 2 propositions générées ».

Choisir

1. 1« Voir et choisir ».
2. 2Lisez les deux cartes : architecture, angle pédagogique, public adapté, journées, méthodes, points forts, limite.
3. 3En bas, le comparatif critère par critère.
4. 4« Choisir la proposition 1 » ou « Choisir la proposition 2 ».

Développer

1. 1Sur la fiche (statut Proposition choisie) : le champ « Consignes de développement ». Facultatif. Écrivez ce que vous décidez après avoir vu la proposition : recettes retenues, exercice à garder, séance à alléger. Ces consignes priment sur la proposition.
2. 2« Développer le contenu complet ».
3. 3Bandeau bleu : « Journée 1 sur 5 en cours de rédaction ». Chaque journée est enregistrée dès qu'elle est prête. Compte 2 à 5 minutes par journée.
4. 4Vous pouvez fermer la page. La fiche se met à jour toute seule.

Relire et valider

1. 1« Relire et valider ».
2. 2L'écran montre chaque journée : titre, objectifs, minutage (le bandeau signale un écart avec la durée annoncée), les séquences, le QCM, les « à retenir », le défi inter-journées.
3. 3Chaque séquence se modifie à la main : titre, objectif, contenu, action formateur, action apprenant, méthode, matériels, évaluation, plan B, catégorie.
4. 4En bas : « Valider le contenu ».

Le contenu ne convient pas dans l'ensemble ? Sur la fiche, « Régénérer » (les séquences actuelles sont remplacées). Une journée seule ne se régénère pas encore.

Les documents du noyau

Après « Valider le contenu », la page Documents du dossier (sommaire à gauche) range tout par usage : Pour animer, Pour le dossier Qualiopi, Pour les apprenants, Pour vendre & clôturer. En haut : « Tout télécharger (.zip) » et « ↻ Tout régénérer ». Chaque ligne et chaque groupe ont leur ↻.

Les lignes sur fond bleuté dépendent des inscrits : convention × 1 par client, feuilles d'émargement × apprenants × jours, carnets × 1 par apprenant. Quand vous modifiez la liste des clients ou des apprenants, ces documents se refont seuls. Si vous modifiez le contenu après la génération, les documents concernés passent en « obsolète — contenu modifié » : rien ne reste faux en silence.

Annexes : vos propres médias

L'IA ne crée ni photo ni vidéo. La section Médias permet d'ajouter les tiens : image, vidéo, PowerPoint animé, mais aussi pdf, word ou excel, avec un mot-clé. Ils sont placés au bon endroit dans la présentation et le PowerPoint. Un pdf s'affiche dans la présentation HTML ; un word ou un excel s'y télécharge ; dans le PowerPoint, un document devient une diapo « document joint » (le fichier reste dans le dossier Médias).

Valider le noyau

Quand les documents te conviennent : « Valider le noyau ». La formation passe en Noyau validé. Les documents restent regénérables.

Comment ça marche

Aucun appel à l'IA. Les documents se remplissent depuis la base : la fiche, les clients, les apprenants, le contenu. Vous pouvez les refaire autant de fois que vous voulez, par exemple après avoir ajouté un apprenant.

Les quatre dossiers

Dans l'ordre

1. 1Ouvrez Qualité : la session à traiter est en haut du tableau, sur fond crème, avec le bouton « Saisir ». La fiche formation affiche aussi une alerte-lien « Résultats à saisir ».
2. 2Résultats : pour chaque apprenant, score de départ, score final, absences, appréciation, attestation délivrée. « Enregistrer les résultats ».
3. 3Bilan : points forts, axes, appréciation, recommandations (repris tels quels sur le bilan remis au client).
4. 4Satisfaction : recopiez les questionnaires papier, une note de 1 à 4 par section et par apprenant. « Relancer par mail » prépare un mail aux apprenants qui n'ont pas répondu, vous l'envoyez depuis votre messagerie.
5. 5Documents › Pour vendre & clôturer : attestations et bilan.

Une session est « complète » quand les résultats et toutes les réponses de satisfaction sont saisis. Elle passe alors en bas du tableau Qualité.

Mon organisme (avatar en bas du rail)

• Identité de l'organisme : nom, numéro de déclaration d'activité, adresse, contact, email, formateur par défaut, tarif par jour et par participant.
• Les rubriques Qualiopi 1.1 : modalités d'accès, délai d'accès, accessibilité handicap, référent handicap, site web.
• Fiche de qualification formateur : déposez votre CV en PDF, « Analyser le CV », l'IA remplit la fiche, vous complétez la grille d'évaluations, le PDF sort à la demande.

Catalogue

1. 1Informations communes (ligne repliée, « Modifier » ouvre le tiroir) : tarif de base, accès, délai, accessibilité, référent handicap, site web. Ce qui manque est signalé en jaune.
2. 2Deux colonnes : « Au catalogue » (l'ordre ▲ ▼ est l'ordre du PDF, « Retirer » ne supprime rien, prix calculé ou prix particulier) et « Disponibles » (formations validées uniquement, « + Ajouter »). Les brouillons et les formations sans tarif calculable sont regroupés en bas, repliés.
3. 3Le catalogue est daté automatiquement à chaque modification : plus de bouton « Enregistrer et dater ». Bouton PDF : le catalogue complet, sommaire et fiches.

Qualité et indicateurs

Choisissez l'année. Quatre indicateurs : sessions, stagiaires, satisfaction (part des notes 3 et 4), réussite (sur les apprenants évalués). Un indicateur en jaune dit sa cause (« 0 questionnaire reçu »).

Le tableau des sessions est trié « à traiter d'abord » : les lignes crème ont une action au bout (Saisir les résultats, Relancer la satisfaction). C'est ici que se saisissent les résultats, le bilan et la satisfaction d'une session.

En bas, les deux documents à publier (synthèse de satisfaction, indicateurs de résultats) avec leur état : jamais publié, ou publié le … « Publier et dater » recale la ligne Conformité.

Bibliothèque de médias

Grille de cartes avec vignette (images et vidéos), titre, mot-clé de placement et usage : « utilisée dans N formations » ou « jamais utilisée ». Déposez par glisser-déposer ou « parcourir » : vous choisirez le titre et le mot-clé au moment du dépôt. Formats : image, vidéo mp4, pptx, pdf, word, excel et documents courants (45 Mo max).

Sur une carte : Renommer (titre, mot-clé), Remplacer le fichier, Supprimer. La suppression est bloquée tant que le média est utilisé dans une formation : la carte liste les formations concernées.

Registre de veille

Quatre colonnes, une par axe Qualiopi : 6.1 légale, 6.2 métiers, 6.3 innovations, 6.4 handicap. La jauge du haut dit combien d'axes sont alimentés ce trimestre et lesquels restent. Un axe sans entrée ce trimestre passe en jaune avec des pistes de sources.

« + Nouvelle entrée » (ou le + d'une colonne) ouvre un tiroir, axe et date préremplis : source, ce que vous avez constaté, et surtout l'effet sur vos formations. Une entrée sans effet est marquée « effet à renseigner » : pour l'auditeur, une veille sans effet ne compte pas. « Modifier » sur une carte rouvre le tiroir. Bouton PDF pour l'auditeur.

Conformité (ex-Échéances)

Trois compteurs : en retard, sous 60 jours, suivies. Seul l'urgent est déplié (bloc jaune « À faire sous 60 jours »). Le reste se replie en trois familles : Documents annuels, Veille trimestrielle, Obligations légales & certification, chacune avec sa prochaine date.

1. 1Quand vous avez refait un document : « Fait aujourd'hui ». La prochaine échéance se calcule seule et la ligne reste affichée avec un ✓.
2. 2Une ligne sans fréquence (audit de surveillance) se règle avec « Fixer la date ». « Corriger la date » permet d'ajuster une échéance négociée.
3. 3La veille trimestrielle ne se coche pas ici : une entrée au registre de Veille vaut « fait ». Le bouton « Ouvrir la Veille » vous y emmène.
4. 4« + Ajouter une ligne » pour un nouveau document à suivre. En janvier et février, tout ce qui est annuel remonte : c'est la revue de début d'année.

À retenir

• Tout champ rempli est une contrainte. Remplissez ce qui compte, laissez vide ce qui vous est égal.
• Un lancement à la fois. Pendant une génération, le bouton disparaît : c'est normal, attendez le bandeau.
• Fermez la page si vous voulez, les générations continuent en arrière-plan.
• L'IA se relit, mais c'est vous qui validez. Relisez toujours le contenu avant les documents.
• Ne supprimez pas une formation pour « repartir de zéro » : régénérez. Une suppression emporte tout.
• Les PDF s'ouvrent dans l'onglet en quelques secondes. Laissez le temps à la mise en page.
• Au-delà de 5 jours, découpe en modules, une fiche par module.
• Le site lent au réveil : 20 secondes, une fois. Puis tout est rapide.

Quand ça ne marche pas